Định hướng cải cách hành chính giai đoạn 2021 – 2030 với rất nhiều giải pháp được thực hiện để nâng cao chất lượng và hoạt động của công tác cải cách hành chính nhà nước. Trong đó tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trên môi trường mạng (gọi tắt là Hệ thống ISO điện tử) nhằm tiếp tục cải cách nền hành chính và hệ thống hóa quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học, hiện đại, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định của pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý điều hành và cung cấp dịch vụ công.
Tìm hiểu về Hệ thống ISO điện tử
Hệ thống ISO điện tử (còn được gọi là phần mềm ISO hoặc phần mềm ISO điện tử) sẽ được triển khai áp dụng vào cơ quan hành chính nhà nước với các bước thực hiện sau:
| TT | Bước thực hiện | Nội dung chi tiết |
| 1 | Khảo sát thực trạng |
+ Rà soát đánh giá thực trạng hệ thống quản lý đang dược áp dụng tại cơ quan bao gồm tài liệu, hồ sơ ISO được áp dụng và duy trì. + Đánh giá cơ sở hạ tầng, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động giải quyết công việc hàng ngày tại cơ quan. |
| 2 | Tạo tài khoản và hướng dẫn sử dụng | + Đơn vị cung cấp giải pháp sẽ tạo tài khoản cho lãnh đạo, nhân viên có liên quan và hướng dẫn sử dụng các chức năng của Hệ thống ISO điện tử. |
| 3 | Xây dựng và Áp dụng ISO điện tử |
+ Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của lãnh đạo và nhân viên, người dùng (user) sẽ được phân quyền khác nhau để thực hiện các chức năng của phần mềm. + Về cơ bản, tài khoản của nhân viên thực hiện soạn thảo tài liệu, hồ sơ liên quan đến bộ phận mình. Tài khoản của lãnh đạo được dùng để xem xét, phê duyệt tài liệu, hồ sơ tương ứng. |
| Quản lý tài liệu |
+ Phần mềm ISO cho phép người dùng tạo tài liệu, cập nhật và khai thác các tài liệu ISO của cơ quan. + Tài liệu được cập nhật vào Hệ thống ISO điện tử với nhiều cách thức khác nhau như tài liệu đã hoàn chỉnh được cập nhật lên hệ thống hoặc soạn thảo tài liệu trực tiếp trên phần mềm với quy trình soạn thảo -> xem xét -> phê duyệt. Trong đó lãnh đạo, nhân viên được phân quyền theo chức năng nhiệm vụ. Quá trình soạn thảo sẽ được tất cả thành viên cơ quan góp ý trên cửa sổ thao tác. + Tra cứu quy trình theo nhiều tiêu chí khác nhau thuận lợi cho tham khảo, khai thác cơ sở dữ liệu. + Soạn thảo tài liệu trên Hệ thống ISO điện tử giúp người dùng tham gia vào quá trình này mọi lúc mọi nơi thông qua các cửa sổ trực quan giúp tiết kiệm được chi phí in ấn, quản lý được thời gian thực hiện thao tác. Sau khi phê duyệt, tài liệu sẽ có hiệu lực và có thông báo bằng email đến người có liên quan. + Quá trình xây dựng tài liệu được theo dõi tiến độ và có thông báo chậm trễ khi không hoàn thành đúng thời gian. |
|
| Chính sách chất lượng / Mục tiêu chất lượng |
+ Công khai phương châm hành động thể hiện cam kết với khách hàng. + Thiết lập mục tiêu (tiêu chí đo lường, biện pháp thực hiện ..) và định kỳ đánh giá kết quả để có hướng xử lý |
|
| Phân tích rủi ro, bối cảnh của tổ chức | + Thiết lập bối cảnh tổ chức, bảng phân tích rủi ro và theo dõi hành động giải quyết. | |
| Giải quyết hồ sơ TTHC | + Hệ thống ISO điện tử song hành cùng Cổng dịch vụ công trực tuyến / phần mềm “một cửa” giúp lãnh đạo, nhân viên thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả đúng quy định về mặt thành phần hồ sơ, thời gian. Khi được chia sẻ thông tin, Hệ thống ISO điện tử sẽ thống kê và hiển thị tỷ lệ hồ sơ giải quyết (tiếp nhận, đúng hạn, quá hạn ..) của cơ quan một cách trực quan giúp lãnh đạo và nhân viên nắm bắt thông tin và có biện pháp xử lý phù hợp. | |
| Thực hiện đánh giá nội bộ, họp xem xét của lãnh đạo |
+ Đánh giá nội bộ sẽ được kết hợp giữa thực tế và hỗ trợ của Phần mềm ISO điện tử giúp đánh giá đúng thời gian và đạt chất lượng. Hồ sơ đánh giá nội bộ được hoàn thiện nhanh chóng và đầy đủ. + Hệ thống ISO điện tử cung cấp các biểu mẫu, checklist giúp cơ quan tiến hành đánh giá nội bộ, họp xem xét lãnh đạo chặt chẽ, phù hợp quy định. + Kết quả thống kê giải quyết hồ sơ trên cổng dịch vụ công trực tuyến / phần mềm “một cửa” là cơ sở quan trọng để đánh giá quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan. |
|
| 4 | Công bố / công bố lại phù hợp tiêu chuẩn ISO | + Hệ thống ISO điện tử cung cấp riêng 1 cửa sổ để cơ quan đăng tải bảng công bố / công bố lại phù hợp ISO dưới dạng hình ảnh, file pdf, file word … |
| Chấm điểm của Cơ quan quản lý cấp trên | + Phần mềm ISO giúp cơ quan chấm điểm theo bảng tiêu chí đã được thiết lập đính kèm hồ sơ làm bằng chứng. Việc này sẽ giúp cơ quan cấp trên đánh giá được kết quả thực hiện và duy trì áp dụng ISO tại các đơn vị nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian đi kiểm tra. | |
| 5 | Duy trì, cải tiến Hệ thống ISO điện tử |
+ Hệ thống ISO điện tử cung cấp các thông báo nhắc việc để người dùng theo dõi và nắm bắt được các công việc cần thực hiện đúng thời gian quy định. + Cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan vào quy trình tương ứng thông qua Phần mềm ISO điện tử và chuyển đến lãnh đạo xem xét và phê duyệt nhanh chóng phù hợp với hiệu lực thi hành của văn bản pháp quy. + Cập nhật các hồ sơ liên quan quá trình áp dụng và duy trì ISO tại cơ quan khi có thay đổi, bổ sung. + Định kỳ đánh giá nội bộ và họp xem xét lãnh đạo với sự hỗ trợ từ Hệ thống ISO điện tử. Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan ban hành Công bố lại phù hợp tiêu chuẩn ISO. |
Lợi ích của việc áp dụng thống ISO điện tử
Với các chức năng của Hệ thống ISO điện tử, quá trình triển khai áp dụng tại cơ quan sẽ có nhiều tiện ích so với cách thức triển khai thông thường ở một số khía cạnh sau:
- Tài liệu, hồ sơ được hệ thống tự động ghi nhận và lưu vết thời gian.
- Dữ liệu lưu trữ khoa học và phân chia cụ thể giúp tìm kiếm nhanh chóng và sử dụng thuận lợi.
- Tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, hồ sơ liên quan.
- Thuận lợi cho cơ quan cấp trên chấm điểm như tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
- Theo dõi được tổng thể quá trình duy trì và áp dụng qua bảng tổng hợp và công cụ nhắc nhở công việc được Hệ thống thiết lập.
Đây là các lợi thế để việc áp dụng Hệ thống ISO điện tử vào cơ quan hành chính nhà nước sẽ là xu hướng tất yếu của chuyển đổi số gắn liền với hiện đại hóa nền hành chính được Nhà nước định hướng phát triển cùng Chính phủ điện tử.
Lê Duy