Quảng Trị có vị trí địa kinh tế - chính trị quan trọng, là giao điểm của trục kinh tế Bắc - Nam và Đông - Tây, có điều kiện giao thông thuận lợi cả về đường bộ, đường sắt và đường thuỷ, trong đó có các tuyến giao thông huyết mạch của quốc gia; đặc biệt có tuyến Hành lang kinh tế Đông - Tây, tuyến đường xuyên Á ngắn nhất nối các nước trong khu vực từ Myanmar - Thái Lan - Lào qua cửa khẩu quốc tế Lao Bảo đến miền Trung Việt Nam và mở rộng ra khu vực ASEAN.
Thực hiện chương trình cải cách hành chính (CCHC) giai đoạn 2012 - 2020, UBND tỉnh Quảng Trị ban hành quyết định số 2446/QĐ-UBND ngày 03/11/2014 về việc ban hành Kế hoạch triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn giai đoạn 2015 - 2020 với mục tiêu xây dựng và thực hiện Hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
Công ty Tư vấn quản lý và phát triển doanh nghiệp Á Châu (AHEAD) rất vinh dự được Sở Khoa học và Công nghệ (cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo ISO tỉnh Quảng Trị) lựa chọn là đơn vị tư vấn thực hiện hướng dẫn xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 cho 141 phường, xã, thị trấn giai đoạn 2015 - 2020.
Khởi động năm 2015 với 17 UBND cấp xã của 7 đơn vị hành chính cấp huyện. Đây là những đơn vị trung tâm với số lượng hồ sơ giải quyết TTHC cho công dân lớn và cũng là những đơn vị dẫn đầu về cải cách hành chính. Tháng 03 năm 2015, Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp cùng AHEAD tổ chức hội nghị triển khai với sự tham dự của Lãnh đạo và công chức của 17 đơn vị. Tại hội nghị, Chuyên gia tư vấn AHEAD đã trình bày kế hoạch triển khai tổng quát, các nội dung chính của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và các nội dung công việc cần phối hợp giữa các bên đảm bảo tiến độ và chất lượng triển khai dự án…
|
Hội nghị triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL tại Sở KHCN tỉnh Quảng Trị tháng 05/2020 |
Sau hội nghị, Chuyên gia tư vấn AHEAD đã đến trực tiếp từng đơn vị để khảo sát thực trạng, hướng dẫn xây dựng quy trình giải quyết công việc (tập trung vào giải quyết TTHC theo thẩm quyền được UBND tỉnh ban hành). Kết quả đạt được là Bộ tài liệu ISO được ban hành gồm 3 loại:
- Tài liệu hệ thống: Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và 6 quy trình bắt buộc …
- Tài liệu nội bộ: Quy trình quản lý văn bản đi và đến, Quy trình giao dịch theo cơ chế một cửa.
- Tài liệu nghiệp vụ: 67 quy trình.
Qua 03 tháng áp dụng quy trình vào thực tế giải quyết hồ sơ, cuối tháng 10 Chuyên gia tư vấn AHEAD đã phối hợp cùng Ban chỉ đạo ISO từng đơn vị tiến hành đánh giá nội bộ nhằm xem xét mức độ tuân thủ hồ sơ với quy định. Qua đó giúp Lãnh đạo đơn vị nắm được những điểm tồn tại cần khắc phục trong thời gian đến. Đến hết ngày 19/11/2015 đã có 17/17 đơn vị thực hiện công bố phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Tháng 9 năm 2015, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thay thế ISO 9001:2008. Ngày 31/12/2015 Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành quyết định số 4109/QĐ-BKHCN về việc công bố tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 thay thế TCVN ISO 9001:2008. Quảng Trị là tỉnh rất nhanh trong việc áp dụng tiêu chuẩn mới với công văn số 122/SKHCN-VP ngày 05/4/2016 của Sở Khoa học và Công nghệ hướng dẫn triển khai áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Tiêu chuẩn ISO phiên bản mới được áp dụng cho 19 đơn vị cấp xã năm 2016 và 20 đơn vị năm 2017 đã đem lại hiệu quả thiết thực như quy trình xử lý hồ sơ TTHC được chuẩn hóa giúp tiếp nhận hồ sơ nhanh chóng, không phát sinh giấy tờ ngoài quy định, 70% hồ sơ thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã được giải quyết trước hạn. Lưu trữ hồ sơ khoa học giúp cho việc tra cứu, truy tìm được nhanh chóng đồng thời công tác thống kê báo cáo được thuận lợi. Kết quả 100% đơn vị đều công bố phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đúng thời gian quy định.
|
Ảnh lưu trữ tài liệu và hồ sơ ISO |
Thấy được hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, UBND tỉnh Quảng Trị ban hành quyết định số 589/QĐ-UBND ngày 28/3/2017 bổ sung thêm 54 đơn vị của 3 huyện Hải Lăng, Vĩnh Linh và Hướng Hóa triển khai áp dụng ISO từ năm 2018 - 2020. Năm 2018 số đơn vị triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đạt lớn nhất với 36 đơn vị của 8 huyện, thị xã trong đó 30% là các xã thuộc vùng dân tộc thiểu số. Để phù hợp với cán bộ công chức là người đồng bào, Chuyên gia tư vấn AHEAD đã điều chỉnh cách thức hướng dẫn theo hướng “cầm tay chỉ việc” như cung cấp hồ sơ mẫu, Chuyên gia tư vấn phối hợp công chức tiếp nhận hồ sơ và từng bước giải quyết hồ sơ… Với cách làm này sẽ giúp công chức dễ nhớ và nhanh chóng nắm bắt công việc.
Hệ thống tài liệu ISO cũng được điều chỉnh cho phù hợp với thủ tục hành chính thường xuyên được UBND tỉnh ban hành mới, sửa đổi và bãi bỏ. Ngày 21/01/2019 Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành quyết định số 101/QĐ-BKHCN công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng hệ thống tài liệu đồng nhất giữa các cơ quan hành chính nhà nước.
Tiếp tục thực hiện theo kế hoạch, năm 2019 với 32 đơn vị và kết thúc năm 2020 với 16 đơn vị cuối cùng. Như vậy sau 6 năm thực hiện triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL, tất cả 141 đơn vị đã triển khai và công bố phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 đạt 100% kế hoạch đề ra. Định kỳ vào tháng 11 hàng năm, Chi cục Tiêu chuẩn đo lường (trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Quảng Trị) thực hiện kiểm tra trực tiếp tại các đơn vị nhằm đánh giá kết quả áp dụng HTQLCL vào hoạt động của cơ quan, trên cơ sở đó đưa ra các khuyến nghị phù hợp cho công tác duy trì và cải tiến.
Sau khi công bố, hàng năm các đơn vị đều tiếp tục duy trì và cải tiến HTQLCL theo Chính sách chất lượng bao gồm: ban hành mục tiêu chất lượng vào đầu năm, thường xuyên cập nhật quy trình nghiệp vụ phù hợp với văn bản pháp quy mới được ban hành, tiến hành đánh giá nội bộ tối thiểu 01 lần/ năm, tổ chức cuộc họp xem xét của lãnh đạo đánh giá quá trình duy trì và áp dụng ISO trong 1 năm. Và cuối cùng là công bố lại phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 khi có sự thay đổi, mở rộng phạm vi áp dụng HTQLCL.
Đánh giá chung về 6 năm triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL được tóm lại ở một số ý chính sau:
* Thuận lợi:
- Đơn vị phối hợp tốt với Chuyên gia tư vấn AHEAD để tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo.
- Lãnh đạo các đơn vị quan tâm và tham gia vào các buổi làm việc để có chỉ đạo phù hợp nhằm đảm bảo hiệu lực của việc áp dụng HTQLCL vào cơ quan.
- Phần lớn công chức các đơn vị ở thế hệ trẻ nên việc xây dựng, trao đổi và hoàn chỉnh bộ tài liệu ISO gặp được nhiều thuận lợi.
- Các đơn vị đã thay đổi loại các mẫu dấu, thực hiện đúng các mẫu sổ sách, lưu trữ hồ sơ chặt chẽ, khoa học.
* Khó khăn:
- Đơn vị có nhiều công việc nên thời gian dành cho triển khai ISO cũng không nhiều. Ngoài ra năm 2020 do ảnh hưởng của dịch covid-19 nên triển khai cũng bị gián đoạn một khoảng thời gian.
- Công chức liên tục tham gia các lớp tập huấn do cơ quan chuyên môn cấp trên tổ chức (thông thường tháng 08 đến tháng 10 với tần suất dày đặc), đồng thời đợt tập huấn kéo dài từ 02-03 ngày với công chức của nhiều ngành khác nhau nên sắp xếp lịch làm việc ISO với đơn vị cũng khó khăn.
- Một số đơn vị có thay đổi nhân sự (lãnh đạo cũng như công chức) nên việc triển khai cũng bị gián đoạn.
- Một số công chức là người đồng bào ở các xã vùng khó khăn nên việc trao đổi và hướng dẫn cũng gặp một số hạn chế.
Chuyển đổi số là xu thế chung và là định hướng của chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2021 - 2030, tỉnh Quảng Trị sẽ tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 trên môi trường mạng (gọi tắt là Hệ thống ISO điện tử) nhằm tiếp tục cải cách hành chính và hệ thống hóa quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học, hiện tại, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định của pháp luật, tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính Nhà nước kiểm soát, quản lý được quá trình giải quyết công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý, điều hành và cung cấp dịch vụ hành chính công góp phần đẩy nhanh quá trình cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chỉ số cải cách hành chính của tỉnh.
Lê Duy