Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động sản xuất / cung cấp dịch vụ đã giúp tổ chức nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ đến tay khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh giúp Việt Nam hội nhập sâu hơn cùng với thế giới.
Cùng xu hướng phát triển của cách mạng công nghiệp 4.0, các tổ chức cần tận dụng sự phát triển của công nghệ số để áp dụng mô hình quản lý phù hợp. Ứng dụng công nghệ số được hiểu là ứng dụng quy trình số hóa vào tổ chức giúp quá trình quản lý tài liệu, hồ sơ được dễ dàng và bảo mật hay còn được gọi ví von “văn phòng không giấy”.
Phần mềm quản trị mô hình áp dụng cho hệ thống quản lý chất lượng dựa trên nền tảng công nghệ số gọi tắt là Phần mềm ISO (Hệ thống ISO điện tử). Giao diện các chức năng phần mềm ISO về cơ bản được thiết kế trên nền tảng web-based.
1. Mô hình thông tin Phần mềm ISO
Phần mềm ISO gồm các loại thông tin sau:
- Thông tin về cơ cấu tổ chức: phân cấp tổ chức phòng ban, chức năng nhiệm vụ của phòng ban/ cá nhân.
- Thông tin về định dạng dữ liệu
- Thông tin về hệ thống quản lý chất lượng: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; hồ sơ đánh giá hệ thống và duy trì, cải tiến.
- Thông tin về các quy trình / hướng dẫn giải quyết TTHC của tổ chức
- Thông tin về các biểu mẫu: tập hợp tất cả các loại biểu mẫu sử dụng trong các quy trình giải quyết TTHC và quy trình mang tính nội bộ.
- Thông tin hồ sơ công việc: hệ thống lưu trữ, luân chuyển thông tin xử lý các hồ sơ TTHC theo các quy trình đã được ban hành áp dụng tại tổ chức (phiếu tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tổ chức/ công dân nộp theo quy định của TTHC, quá trình xử lý hồ sơ tại các bộ phận …)
- Thông tin người sử dụng cùng các phân quyền truy cập sử dụng.
- Thông tin truy cập, lịch sử hoạt động của người dùng.
Mô hình thông tin Phần mềm ISO
2. Tổng quan chức năng Hệ thống ISO điện tử
Phần mềm ISO sẽ có các nội dung nghiệp vụ liên quan:
- Xây dựng và ban hành hệ thống quy trình
- Các hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng như chính sách, mục tiêu, phân tích rủi ro, bối cảnh của tổ chức, đánh giá nội bộ … được thực hiện trên các cửa sổ với các trường nhập liệu phù hợp cho mỗi công việc. Theo dõi và kiểm soát hoạt động được thực hiện qua phần mềm ISO giúp người dùng và lãnh đạo cơ quan và cả cơ quan có thẩm quyền cũng dễ dàng theo dõi được quá trình duy trì áp dụng ISO ở cơ quan.
- Các quy trình kiểm soát TTHC được cập nhật trên Hệ thống ISO điện tử giúp người dùng thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng. Hệ thống ISO điện tử cũng kết nối với cổng dịch vụ công trực tuyến/ một cửa điện tử giúp người dùng thực hiện việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đối với hồ sơ của tổ chức / công dân. Cổng dịch vụ công trực tuyến/ một cửa điện tử giúp việc lập hồ sơ công việc là khâu thường gặp nhiều khó khăn và vướng mắc trong thực tế thì nay sẽ được thực hiện một cách tự động và lưu trữ dưới dạng hồ sơ điện tử.
- Việc đo lường hiệu quả công việc được Hệ thống phần mềm ISO điện tử hỗ trợ qua việc khai thác thông tin và tổng hợp tự động dưới dạng các số liệu báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động của cơ quan (số điểm không phù hợp, kết quả đạt được của mục tiêu chất lượng, số lượng hồ sơ đúng hạn / quá hạn …).
Trong phần mềm ISO, các công việc đều được xử lý theo trình tự đã được thiết lập tự động. Phần mềm ISO giúp người dùng thực hiện các thao tác nhập dữ liệu đơn giản và kết thúc quá trình Hệ thống sẽ tự động lưu vết và hồ sơ sẽ lưu trữ dưới dạng điện tử đồng thời có thể kết xuất ra các biểu mẫu theo quy định dưới nhiều định dạng file khác nhau như word, excel, pdf …
3. Các Module của Hệ thống ISO điện tử
Các module chức năng chính của Phần mềm ISO bao gồm:
Module chức năng hệ thống quản lý gồm:
- Chính sách chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
- Xây dựng và ban hành quy trình/ hướng dẫn xử lý công việc
- Kiểm soát hoạt động: xác định bối cảnh tổ chức, phân tích rủi ro, kiểm soát sự không phù hợp …
- Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
- Công bố / công bố lại phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015
- Thống kê, theo dõi qua các chỉ số đánh giá về hệ thống quản lý.
Module giải quyết TTHC:
- Hiện tại cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm một cửa điện tử đã được triển khai từ cấp Trung ương đến cấp xã giúp các cơ quan tiếp nhận hồ sơ, xử lý và trả kết quả trực tiếp trên cổng thông tin điện tử. Một số thủ tục vẫn tiếp nhận và trả kết quả bằng bản giấy nhưng vẫn được nhập đầy đủ trên cổng thông tin điện tử đảm bảo 100% hồ sơ tiếp nhận tại cơ quan đều nhập trên hệ thống.
- Kết quả thống kê về tiếp nhận và giải quyết hồ sơ được cập nhật liên tục giúp lãnh đạo cơ quan nắm được tình trạng giải quyết TTHC để đưa ra các biện pháp phù hợp.
Module quản trị hệ thống ISO điện tử:
- Tạo tài khoản người dùng
- Phân quyền
- Quản lý truy cập
- Thiết lập module chức năng
- Cấu hình hệ thống
Phần mềm ISO sẽ giúp tổ chức giảm chi phí, rút ngắn thời gian đưa ra quyết định của người lãnh đạo, tăng năng lực cạnh tranh, chuẩn hóa thông tin và bảo mật dữ liệu.
4. Một số chức năng chính của Hệ thống ISO điện tử
Quản lý tài liệu: phần mềm ISO điện tử cho phép người dùng thực hiện việc tạo tài liệu, cập nhật và khai thác các tài liệu ISO của cơ quan.
- Tạo tài liệu: thêm mới tài liệu hoặc soạn thảo tài liệu mới.
- Góp ý, chỉnh sửa nội dung.
- Người dùng được phân quyền xem xét, phê duyệt tài liệu.
- Ban hành tài liệu.
- Cập nhật tài liệu phiên bản mới.
- Chuyển tài liệu lỗi thời, hủy bỏ tài liệu.
- Tra cứu tài liệu theo nhiều tiêu chí.
Chính sách chất lượng: giao diện giúp cơ quan công khai phương châm hành động thể hiện cam kết với khách hàng của mình.
Mục tiêu chất lượng: giao diện cho phép người dùng thiết lập mục tiêu (tiêu chí đo lường, biện pháp thực hiện, thời gian thực hiện …) và định kỳ đánh giá kết quả đạt được.
Phân tích rủi ro, bối cảnh của tổ chức: giao diện cho phép người dùng tiến hành lập bối cảnh tổ chức, bảng phân tích rủi ro, theo dõi hành động giải quyết rủi ro.
Đánh giá nội bộ: giao diện giúp người dùng tiến hành lập kế hoạch và tiến hành đánh giá dựa trên checklist đã được lập trình, đồng thời phần mềm giúp tổng hợp kết quả đánh giá và đưa ra các yêu cầu khắc phục đối với các điểm không phù hợp.
Công bố phù hợp tiêu chuẩn ISO: giao diện giúp cơ quan công khai quyết định công bố phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001.
Chấm điểm theo các tiêu chí của cơ quan cấp trên: giao diện phần mềm ISO giúp cơ quan chấm điểm theo bảng tiêu chí đã được thiết lập đính kèm hồ sơ làm bằng chứng. Việc này sẽ giúp cơ quan cấp trên đánh giá được kết quả thực hiện và duy trì áp dụng hệ thống ISO điện tử tại các đơn vị.
Quản lý hồ sơ: phần mềm cho phép người dùng quản lý các hồ sơ liên quan quá trình áp dụng ISO tại cơ quan. Đối với hồ sơ giải quyết TTHC cho tổ chức, công dân được lưu trữ trên cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến / một cửa điện tử.
Tóm lại, Hệ thống ISO điện tử cung cấp các nhóm chức năng chính sau:
- Quản lý tài liệu ISO
- Hồ sơ quá trình áp dụng ISO vào hoạt động của cơ quan
- Theo dõi, đánh giá kết quả áp dụng ISO tại cơ quan.
- Thống kê các chỉ số hoạt động về ISO của cơ quan.
Mô hình Hệ thống ISO điện tử
Mô hình hệ thống ISO điện tử sẽ là một bộ phận cấu thành của cải cách hành chính theo hướng hiện đại hóa giúp các cơ quan tiếp cận gần hơn định hướng chính quyền điện tử mà Việt Nam đang hướng đến.
Lê Duy